Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Betrieb der Anwendung ist: Fehn. Unternehmensberatung, Inhaber Thomas Fehn, Leipziger Straße 130, 10117 Berlin. E-Mail: tf@thomasfehn.de · Telefon: 030 439 708 240

2. Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Für die von einem Mandanten (Arbeitgeber) in der Anwendung verarbeiteten Beschäftigtendaten ist der jeweilige Mandant der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Der Betreiber verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der beim Onboarding geschlossen wird. Für die Verarbeitung eigener Konto- und Nutzungsdaten der registrierten Personen ist der Betreiber Verantwortlicher.

3. Verarbeitete Daten und Zwecke

Konto- und Zugangsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash), Angaben zur Zwei-Faktor-Authentisierung. Zweck: Bereitstellung des Zugangs, Authentifizierung und Kontosicherheit.

Planungsdaten: Stamm- und Vertragsdaten der Beschäftigten, Verfügbarkeiten, Wünsche, Abwesenheiten sowie erstellte Dienstpläne. Zweck: Personaleinsatzplanung im Auftrag des Mandanten.

Daten der KI-gestützten Planerstellung: Nutzt ein Mandant diese Funktion, werden pseudonymisierte Planungsdaten sowie der von der Leitung eingegebene Hinweistext an einen Anbieter eines Sprachmodells übermittelt. Namen, Kontaktdaten und Entgeltangaben werden nicht übermittelt. Zweck ist die Erstellung eines Planentwurfs, den die Leitung anschließend prüft und freigibt.

Spracheingabe: Diktiert die Leitung eine Ansage, statt sie zu tippen, wird die Tonaufnahme an den Server dieser Installation gesendet und dort in Text umgewandelt. Die Aufnahme wird ausschließlich zu diesem Zweck verarbeitet, als temporäre Datei mit eingeschränkten Zugriffsrechten abgelegt und unmittelbar nach der Umwandlung gelöscht — auch dann, wenn die Umwandlung fehlschlägt oder abgebrochen wird. Sie wird nicht dauerhaft gespeichert, nicht in der Datenbank abgelegt und nicht protokolliert. Weitergegeben wird sie an niemanden. Zweck ist die Texterfassung; wer nicht diktieren möchte, tippt seine Ansage ein.

Protokoll- und Server-Logdaten: Bei jedem Zugriff werden technisch notwendige Daten (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource, Statuscode) verarbeitet. Zweck: sicherer und stabiler Betrieb, Abwehr von Missbrauch. Zusätzlich werden sicherheitsrelevante Aktionen in einem Audit-Protokoll erfasst.

Cookies: Es werden ausschließlich technisch notwendige Sitzungs-Cookies eingesetzt, die für Login und Sicherheit erforderlich sind. Es findet kein Tracking und keine Weitergabe zu Werbezwecken statt.

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsverhältnisses), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Betrieb) sowie – hinsichtlich der Beschäftigtendaten – im Auftrag des Verantwortlichen nach Art. 28 DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen Rechtsgrundlagen des Mandanten (insbesondere § 26 BDSG / Art. 6, 88 DSGVO).

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung bestehen: Hosting und Serverbetrieb innerhalb der Europäischen Union, ein E-Mail-Versanddienstleister für Systembenachrichtigungen sowie – für die optionale KI-gestützte Planerstellung – ein Anbieter eines Sprachmodells.

Für die Spracherkennung wird kein Dienstleister eingesetzt: Die Umwandlung der Tonaufnahme in Text erfolgt auf dem Server dieser Installation. Die Aufnahme verlässt diesen Server nicht.

Anbieter des Sprachmodells: Anthropic PBC, San Francisco, Kalifornien, USA (vollständige Anschrift: (einzutragen)). Die Verarbeitung erfolgt über die Programmierschnittstelle des Anbieters in den Vereinigten Staaten von Amerika und damit in einem Drittland; Rechtsgrundlage der Übermittlung: (einzutragen). Übermittelt werden ausschließlich pseudonymisierte Planungsdaten: anstelle der Namen der Beschäftigten treten Kennungen (etwa „MA-01“); Namen, Kontaktdaten und Entgeltangaben werden nicht übermittelt. Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

6. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Konto- und Planungsdaten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald das zugrunde liegende Nutzungsverhältnis endet und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Protokolldaten werden nach kurzer Frist automatisiert gelöscht.

Nachweise über erteilte Zustimmungen zu Vertragsdokumenten (Wortlaut, Zeitpunkt, handelnde Person) werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus so lange aufbewahrt, wie sie zur Rechtsverteidigung erforderlich sind. Sie werden nicht automatisiert gelöscht.

7. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Passwörter werden ausschließlich als starker Hash (argon2id) gespeichert. Der Zugriff auf Mandantendaten ist technisch strikt getrennt (mandantenbezogene Zugriffskontrolle auf Datenbankebene). Der Zugang ist durch Zwei-Faktor-Authentisierung für Leitungsrollen abgesichert.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Betreffen die Daten die Beschäftigtenverwaltung eines Mandanten, richten Sie Ihr Anliegen bitte an den jeweiligen Arbeitgeber als Verantwortlichen; wir unterstützen ihn bei der Erfüllung dieser Rechte.

9. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.

10. Kontakt

Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter tf@thomasfehn.de.